सानोभन्दा सानो योजना वा निर्णयको फाइल एउटा कोठाबाट अर्को कोठा कुदाउनु हाम्रा मन्त्रालयहरूको नियमित काम हो।यो प्रक्रिया शाखा अधिकृतको कोठाबाट सुरू हुन्छ। त्यहाँबाट उपसचिव, सहसचिव, सचिव हुँदै मन्त्रीको कोठासम्म पुग्छ। प्रत्येक चरणमा हातैले टिप्पणी लेखिन्छ, हातैले दस्तखत गरिन्छ। फाइलहरू भौतिक रूपले एउटा कोठाबाट अर्को कोठा कुदाइन्छ।
रामेश्वर खनाल अर्थमन्त्री भएर आएपछि अर्थ मन्त्रालयले कागजमा टिप्पणी लेख्ने र कोठा–कोठा फाइल कुदाउने यो परम्परा अन्त्य गरेको छ। अर्थले भौतिक फाइलको सट्टा डिजिटल माध्यमबाट टिप्पणी उठाउने, डिजिटल माध्यमबाटै अघि बढाउने र हस्ताक्षर पनि डिजिटल नै गर्ने प्रक्रिया सुरू गरेको हो। धेरैलाई लाग्न सक्छ, अन्तरिम सरकारले हिजोको आजै यति ठूलो परिवर्तन कसरी गर्न सक्यो? हामीले यही प्रश्न अर्थ मन्त्रालयका अधिकारीहरूलाई सोधेका थियौं। उनीहरूका अनुसार सरकारी टिप्पणी उठाउने यो डिजिटल प्रणाली अहिले भर्खरै बनेको होइन। 'कागजरहित सरकार' को अवधारणा कार्यान्वयनमा ल्याउने योजनाअनुरूप यो प्रणाली पहिले नै तयार पारिएको थियो र सरकारी संयन्त्रमा थन्किएर बसेको थियो।
यसलाई एकीकृत सरकारी कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली (जिआइओएमएस) GIOMSभनिन्छ। यो एउटा डिजिटल सफ्टवेयर हो, जसले सरकारी निकायका सबै कामलाई एउटै डिजिटल प्लेटफर्ममा ल्याउँछ। सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालय अन्तर्गतको सूचना प्रविधि विभागले विकास गरेको यो प्रणालीको मुख्य उद्देश्य सरकारी कार्य–सम्पादनलाई सरल, सहज, छिटो, छरितो, मितव्ययी, पारदर्शी र प्रभावकारी बनाउनु हो। अर्थ मन्त्रालयका प्रवक्ता टंकप्रसाद पाण्डेका अनुसार यो सफ्टवेयरमा विद्युतीय माध्यमबाट तोक आदेश दिन र टिप्पणी लेख्न सकिन्छ। चिठीपत्र दर्ता र चलानी गर्न सकिन्छ। कर्मचारीको हाजिरी, बिदा र काज स्वीकृति, अभिलेख व्यवस्थापन जस्ता काम पनि विद्युतीय माध्यमबाटै गरिन्छ। यसका लागि सम्बन्धित अधिकारीको डिजिटल हस्ताक्षर प्रयोग हुन्छ। अहिले पनि धेरैजसो मन्त्रालयले कर्मचारीहरूको हाजिरीमा यही प्रणाली प्रयोग गरिरहेका छन्। तर टिप्पणी उठाउने र निर्णय–आदेश लेख्ने काममा प्रयोग गरिएको पहिलोपटक हो।
अर्थ मन्त्रालयकै वैदेशिक समन्वय महाशाखाले एक वर्षअघि नै आफू मातहतका सम्पूर्ण टिप्पणी आदेशलाई डिजिटल बनाउने भनेको थियो। तर विभिन्न कारणले कार्यान्वयन हुन सकेन। अहिले अर्थमन्त्रीले नै त्यसमा चासो राखेपछि तत्काल कार्यान्वयनमा ल्याइएको मन्त्रालयका अधिकारीहरू बताउँछन्। यसको सुरूआत पनि वैदेशिक समन्वय महाशाखाबाटै गरिएको छ। 'वैदेशिक समन्वय महाशाखाले चिठीपत्र चलानी गर्न यो प्रणाली प्रयोग गरिरहेको थियो। यसले चिठीपत्रको रेकर्ड राम्रो रह्यो। कुनै कारणले आगजनी भयो भने सर्भरमा सुरक्षित रहने भयो,' मन्त्रालयका एक अधिकारीले भने, 'अब अरू महाशाखाहरूले पनि आफ्ना सबै काम यही प्रणालीबाट गर्ने छन्।'
